數字檔案館管理軟件
產品概述
信息資源目前已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。信息技術的發展與廣泛應用，使檔案數字化建設提上了議程。國家檔案局2010年6月頒發了《數字檔案館建設指南》，檔案數字化建設已成為各單位檔案工作發展的重要方向和目標。
在技術、知識與人才密集型的勘測設計單位，檔案是企業的重要資產，也是企業核心的信息資源，有著不可替代的作用和地位。隨著數字技術的發展和設計手段的提升，勘察設計企業對歷史存量檔案數字化、電子文件歸檔存儲、數字化服務和電子檔案安全、使用及管理提出了新的要求，亟需解決檔案的數據建立、數據存儲、信息資源的開發利用等問題。
金曲數字檔案館管理軟件是一款嚴格遵照檔案管理等方面的法規和標準，面向勘察設計企業的專業管理系統。該軟件系統主要用于各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程管理，能夠大幅度提升檔案管理的效率與質量，發掘企業的隱性知識，是勘察設計企業知識化管理重要的實現途徑。
產品亮點
檔案采集標準化
兼顧自動化歸檔、手工歸檔、移動采集等多種模式，支持標準數據接口、圖像識別、批量導入等多種采集途徑。
檔案管理規范化
嚴格遵循國家制定的檔案標準和有關檔案工作的行業標準、規章制度以及傳統的檔案管理模式。
檔案管理智能化
條碼識別自動掛接；RFID視頻技術智能識別、智能報警。
檢索利用高效化
搜索引擎技術大幅度提高條目和原文的檢索速度。
檔案應用自動化
按檔案預設規則自動編目、自動標引。
檔案安全一體化
證據保全技術有效保障原始檔案的有效性，權限控制應用層級訪問安全，自動災備保障數據層級的安全。
功能介紹
檔案采集
---自動采集---
---手動采集---
---移動端采集---
檔案文件采集至關重要，如果采集數據不準確，將造成無效的檔案歸檔，所以準確的采集歸檔數據是建立數字化檔案館的基石。檔案采集可以接收各類電子元件及元數據，能夠批量導入導出數據，保證數字檔案的完整性。
——自動采集
自動或批量接收立檔部門產生的電子文件，包括但不限于：項目管理協同設計、綜合辦公等，允許通過接口或者Excel批量導入數據，并能根據約定的命名規則和層次結構，自動創建電子文件對應的項目信息、案卷信息、文件信息。。
——手動采集
圖檔管理人員在自動歸檔的材料基礎上進行線下資料的數字化轉換及歸檔或通過人工方式將歷史存量檔案進行輸入、信息補充、完善等。
——移動終端采集
通過移動終端，以錄像、錄音和現場拍照等方式，方便快捷地記錄會議內容、現場勘察的圖片、圖紙交付記錄簽收信息以及其他需要記錄的信息。實現了在有網絡的條件下，能夠實時采集信息并發送給相關人員，即使在無網絡的情況下，也能把信息先保存到移動終端上，待恢復網絡后，能夠及時同步相關信息。另外，通過移動絡端的拍照功能，可以方便快速地將紙質文件轉化為電子文件進行歸檔。
檔案管理
——檔案庫整理
檔案采集歸集的數據，在檔案庫整理中，檔案管理員可以手動調整、補充、修改、刪除等操作，并對檔案進行梳理后入庫。
——組卷組盒
支持錄入零散文件信息，然后使用【組卷】或【組盒】操作將零散文件歸入案卷或檔案盒中，使無序信息有序化。
——自動編目
系統對案卷或檔案盒中的文件進行順序上的調整和自動編目，并可自動生成卷內目錄、備考表。
——自動封面
系統能夠根據自動收集或手工錄入的案卷信息，自動生成案卷封面、案卷脊背等內容，檔案人員打印生成內容直接貼在案卷對應位置即可，免去手工錄入，提高效率。
——檔案保存審批
收集來的檔案默認存儲在臨時庫中，需經過移交送審環節，經檔案管理員審核、鑒定后方能進入正式庫。
——批量導出
可按文件導出，按案卷導出，或導出整個項目/年度。
——回收站
刪除或銷毀的檔案都會進入回收站，檔案管理操作員可及時恢復誤刪的檔案。
---檔案整理---
---自動編目---
---檔案保存審批---
---回收站---
檔案采集
---檔案檢索---
---全文檢索---
---地圖檢索---
——檔案檢索
系統擁有非常強大的檢索功能，支持但不限于按照檔案分類篩選、檔案類型、檢索目標、檢索時段、歸檔狀態以及檔案關鍵字（關鍵字檢索內容包括但不限于檔號、題名、主題詞、檢索號等）、時間、立卷部門、檢查部門、歸檔部門等條件進行檔案信息檢索。同時檢索目標檢索和檔案類型檢索支持多選組合檢索，最大程度上實現了檢索的高度自定義和精確性。
——全文檢索
全文檢索通過分析技術識別電子文件的內容以及條目數據字段中的內容，并將輸入的檢索詞與識別內容相匹配，輸出符合匹配要求的檔案。同時支持通過計算匹配程度結合權重設置為匹配結果排序。全文檢索文檔支持檢索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等多種文件格式。
——地圖檢索
用戶在系統內新增部分檔案時可以在地圖上手動標記位置，標記完成后，系統將自動識別標記位置的經緯度并保存。然后在地圖檢索頁面，用戶可以通過項目信息以及時段進行檢索，檢索結果會同步顯示出檔案的地圖標記位置。
檔案利用
——電子借閱
支持對含有電子文件的檔案進行電子借閱。
——實體借閱
支持對含有庫位號信息的實體檔案進行借閱。
——借閱催還
檔案管理人員及借閱人都可以隨時查看到自己逾期未還的檔案，檔案管理員可以在系統中及時的發出消息，提醒檔案借閱者及時歸還逾期檔案。
——關聯檢索
建立結構化數據，根據結構化數據進行檢索，更快的查找到需要的檔案。
——借閱清單記錄
檔案管理人員可實時查看檔案借閱清單，并可根據多種查詢條件，組合查詢出符合條件的借閱清單記錄。如一月分借閱清單、一季度借閱清單。
——檔案銷毀
檔案管理人員將需要銷毀的文件統一納入銷毀庫，系統自動生成銷毀清冊，提報領導鑒定審批并將鑒定結果錄入系統，審批同意后，銷毀文件。
——瀏覽下載
系統提供以樹形結構來展示存儲目錄及內容，存儲的文件提供縮略圖形式預覽，下載檔案需要獲取權限，并記錄每一次下載的下載人、下載時間等日志信息。
---實體借閱---
---借閱催還---
---檔案銷毀---
---瀏覽下載---
檔案統計
---按檔案統計---
---按人員統計---
---按利用統計---
——按檔案統計
通過按年份篩選，可以查看所有檔案或特定檔案分類在其歷史年份的入庫數量，同時可以統計其每個月份的各項入庫數量，包括卷盒數量、文件數量以及電子文件數量等。入庫數量統計表擁有數據視圖和圖表視圖兩種呈現方式，用戶可根據實際情況選擇適合的呈現方式，同時統計數據支持直接下載，為后續的檔案入庫數據進行二次分析提供數據支持。
——按人員統計
可以統計出所有人員歷年檔案錄入、移交到正式數據庫中的檔案數量，可以查看到某個特定檔案的錄入移交情況。通過以年份為單位進行篩選，用戶可以查看相應年份的錄入、移交檔案數量。同時以此為數據支持作為檔案人員績效考核的一項重要指標，為檔案人員的績效考核以及工作指標考核等提供數據支持。
——按利用統計
通過按年份篩選，可以統計出所有檔案或特定檔案類型在其歷史年份的借閱情況，同時可以統計其每個月份的歷史借閱情況并配有統計圖表，該圖表支持多種方式呈現，并支持統計表格下載，為設計院后續的數據統計分析提供支持。
檔案日志
——審計日志
系統會記錄用戶登陸情況，包括用戶登錄時的IP地址、用戶名稱、日志日期以及引用表名稱和引用表ID，并記錄用戶在后臺的具體操作，同時支持通過搜索人員姓名、IP、記錄內容等對日志進行篩選以及導出。系統保證每一次登錄都有跡可循，追蹤到具體責任人，為系統的安全穩定運行提供保障，確保整個系統的安全性、可靠性和穩定性。
——業務日志
系統會記錄相關用戶在檔案建設、檢索、利用時發生的一系列事件，同時支持通過搜索日志的關鍵字對日志進行檢索并導出日志，一方面方便系統數據更改時追溯到具體責任人，另一方面方便管理人還原操作以解決系統在運行中可能會遇到的各種操作問題。通過對業務日志的監控以及分析，確保系統能夠安全穩定地運行。
---審計日志---
---業務日志---
標準接口
系統目前已經實現了多個內部接口互通，實現與包括上海金曲其他產品如項目管理系統、綜合辦公系統、協同設計系統、總包管理系統、電子文件收集系統等其他接口的無縫連接。同時系統預留標準的外部接口，方便與第三方軟件進行數據整合等操作，給系統的二次開發提前預留好接口。另外系統提供完善的數據導入、導出功能，預留系統延展的可能性，滿足企業多方面的數據處理需要。
檔案配置
——審計日志
系統支持自定義檔案的分類方案，支持建立編碼規則，可根據用戶的實際需求編制檔案的分類方案，支持無限級分類和批量操作。檔案錄入人員能夠按照分類將數字檔案信息存儲到系統中，支持樹狀形式查看檔案信息以及移動檔案位置，支持批量檔案轉已歸檔、批量附件提取全文等操作。同時系統可以自動按照編碼規則建立檔號，并可對檔案進行條件檢索，包括但不限于檔案分類、檔案日期范圍、檔案名稱、檢索號、題號、主題詞等。
檔案備份
---手動備份---
---自動備份---
——手動備份
后臺預留手動備份按鈕，管理員可以根據制定的備份計劃，要求在特定時間內手動備份整個檔案數據庫。同時如遇緊急情況，管理員可隨時前往后臺手動備份數據庫。
——自動備份
系統數據服務器經過配置可實現自動定時備份，系統制定好備份規則后即可實現數據庫自動實時備份。系統同時支持備份在當前服務器以及備份服務器，可根據用戶具體需求選擇備份位置。
